به شکل مؤثری تفویض اختیار کنید
به شکل مؤثری تفویض اختیار کنید
یکی از نکات مهم در نقشآفرینی و نقشپذیری در تیم، موضوع تفویض اختیار است. شاید شما به عنوان مدیر کی سازمان یا شرکت بزرگ بتوانید کارهارا خودتان به نحو احسن به انجام برسانید اما این زمانی زیباتر میشود که یک فرد از اعضای تیم بهجای شما، کار شما را درستتر و شاید با نقش و رنگ بهتر انجام دهد. در صورت تفویض اختیارات به این گونه، باورپذیری در این فرد بالاتر میرود، خودش را در نقش مدیر احساس میکند و در آیندهی نزدیک میتواند برای کاهش بار مسئولیت از دوش شما بیشتر کمک کند.
تفویض اختیار، از ضروریترین کارکردهای مدیریت
توانایی تفویض اختیار به شکلی موثر یکی از ضروریترین کارکردهای مدیریت است. توانایی تفویض اختیار مؤثر یکی از عوامل بسیار مهم در تعیین موفقیت شما به عنوان مدیر نیز خواهد بود. تفویض اختیار ترکیبی از دانش و هنر است این مهارت به شما امکان میدهد تا دامنه اثر بخشی خود را از آنچه میتوانید انجام دهید به آنچه میتوانید کنترل کنید افزایش دهید. از طریق تفویض اختیار میتوانید با آزادسازی و بهرهگیری از تمام ظرفیت بالقوه افرادتان تأثیر بیشتری بر روی سازمان خود داشته باشید.
دلیل عدم تمایل به تغییر یا اصلاح یک فرایند در سازمانها چیست؟
مشکل از کجاست؟ روانشناسان سازمانی این سازو کار را عیناً بارها و بارها مشاهده کردهاند، تحقیقات و تحلیل های اخیر ما را به پاسخی شگفت انگیز و کاملاً ساده رساند. پاسخی که از شدت ساده بودن ممکن است فریبنده باشد. مقاومت در برابر تغییر، نشانه مخالفت نیست، نشانه ای از رخوت و تنبلی صرف هم نیست؛ بلکه همان طور که کارمندان پیش از این، تعهد و دل بستگی عمیقی به یک تغییر جدید در دوره قبلی داشتهاند، اکنون نیز دارند همان انرژی سازنده را ناخواسته به سمت تعهد متضاد و نهفتهای سوق میدهند. به همین دلیل است که موازنه پویایی حاصل از این رفتار، تلاشها برای تغییرات جدیدتر را خنثی میکند و رفتار مذکور به مقاومت در برابر تغییر، تعبیر میشود. در حالی که این رفتار، نوعی مصونیت و ایمن سازی شخصی در برابر تغییر است.
اولین گامها در تفویض اختیار
شناخت دقیق و شفافسازی کاری که میخواهید به انجام رسد. گام نخست برای تفویض اختیار است. کار مورد نظر شما دقیقاً چیست؟ چگونه ارزیابی میشود؟ مهلت انجام آن تا کی است؟ به چه مهارتها، تواناییها و شایستگیهایی برای انجام آن به بهترین نحو ممکن نیاز است؟
فرد مناسبی را برای تفویض اختیار برگزینید
انتخاب فرد مناسب برای سپردن تکلیف مورد نظر یکی از بخشهای مهم تفویض اختیار است. تکلیف مورد نظر باید با مهارتهای فرد همخوانی داشته باشد. باید از خودتان بپرسید: «آیا این فرد میتواند این کار را انجام دهد؟ آیا این فرد مهارت و تجربه لازم برای انجام این تکلیف به بهترین شیوه ممکن را دارد؟ پاسخ دادن به این پرسشها به نحوهی دید، تجربه و بررسی دقیق شما بستگی دارد. یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران در تفویض اختیار انجام میدهند، این است که تکلیف مورد نظر خود را به فردی که مهارتها، اطمینان خاطر، توانایی و یا انگیزه انجام آن را ندارد، می سپارند.
خلاصه اینکه فردی که برای انجام کار انتخاب میکنید، اصلی ترین عامل تعیینکنندهی نتیجهی نهایی و حتی موفقیت یا شکست آن است.
نتایج مد نظر خود را توضیح دهید
در هنگام تفویض اختیار باید نتایجی که مد نظر دارید و دلایلی را که برای دستیابی به این نتایج دارید برای فرد توضیح دهید، وقتی کاری را به کسی می سپارید چرایی و دلیل انجام آن از چگونگی و شیوه انجام آن مهمتر است. اگر افراد بدانند که چرا میخواهید کار مورد نظر به انجام برسد و چرا آن کار اهمیت دارد، انعطاف پذیری بیشتری برای تصمیمگیری در مورد تکمیلِ تکلیف مورد نظر خواهند داشت. بدین ترتیب فرد زیر دست شما خلاقیت و نوآوری بیشتری برای انجام کار مورد نظر شما خواهد داشت.
همهی این موارد اولین قدم یک مدیر در مسیر مدیریت تغییر و تحولگراست. اجرای روشهایی از این قبیل به صورت مداوم، باعث تبدیل شدن به مهارتهایی میگردد که ابتدا باید توسط مدیران کسب و سپس به تمام تیمهای کاری آموزش داده شود. نگذارید تغییرات و اصلاحات وارد روند فرسایشی شود چراکه در ساختار یک سازمان، مانند تار عنکبوت با ارتعاش یک بخش کوچک، سراسر سازمان به ارتعاش در میآید. در هر بخش، هر فرد یا تیم در یک مجموعه تشکیلاتی بر یکدیگر تأثیر میگذارند و راهبری شما برای ایجاد تغییرات مثبت به عنوان یک رهبر، میتواند سازمان را به دورهی جدیدی از پویایی برساند.
مراقب سوء برداشتها باشید
وقتی به صورت شفاهی در مورد تکلیفی به فرد مورد نظر توضیح میدهید و هیچ چیزی هم یادداشت نمیشود امکان سوء برداشت و گژفهمی بسیار زیاد خواهد بود. وقتی کارمند شما به کار خود بازگشت به احتمال زیاد برخی جزئیات کاری را که به او گفتهاید، فراموش میکند. حتماً از کارمندتان بخواهید تا جزئیات مربوط به تکلیف سپرده شده را یادداشت کند.
کار سپرده شده را بازپس نگیرید
همچنین نباید کار سپرده شده را بازپس گیرید. اگر کارمندتان از شما بخواهد که برایش با فردی تماس بگیرید یا اطلاعاتی برایش به دست آورید یا تکلیفی خاص را که جزو تکلیف کلی سپرده شده به او است به انجام رسانید در واقع کار سپرده شده را دوباره به شما بر میگرداند؛ در این صورت تا وقتی که شما وارد عمل نشوید او دست از کار میکشد. در حقیقت او میتواند آزادانه به دفترش بازگردد و منتظر بماند تا شما بخشی از کار را انجام دهید. هرگز اجازه ندهید این اتفاق روی دهد. به صورت مرتب میزان پیشرفت را بررسی کنید.
روند انجام امور به فرد تفویض اختیار شده، را بسنجید
در نهایت اینکه جلساتی منظم برای بررسی روند پیشرفت کار برنامهریزی کنید. در طی جلسات منظم است که میتوانید بر روند اوضاع و پیشرفت امور اشراف یابید درست همانند پزشکی که نبض بیمار خود را میگیرد با برگزاری جلسات منظم و پرسیدن این سؤال که « اوضاع چگونه پیش میرود؟ » میتوانید نبض روند پیشرفت امور را بسنجید. یکی از اصلی ترین دلایل برای برگزاری جلسات منظم برای بازبینی روند پیشرفت امور همین دریافت بازخورد از نحوه انجام کار توسط افراد و نیز بررسی میزان تناسب کار سپرده شده با تواناییهای آنها است. گاهی ممکن است اشتباه کنیم و تکلیفی را که فراتر از توانمندی های یک نفر است به او بسپاریم. شاید او برای انجام آن تکلیف اشتیاق هم داشته باشد ولی نداند که چگونه باید آن را به انجام رساند. اگر پس از تفویض اختیار به این نتیجه برسید که تکلیف سپرده شده برای فرد بیش از اندازه دشوار است شاید لازم باشد که ساختار تکلیف مذکور را تغییر دهید و آن را به بخشهای کوچکتری تقسیم کنید. همچنین میتوانید منابع بیشتری در اختیار او بگذارید یا فرد دیگری را به انجام بخشی از تکلیف که فرد نخست قادر به انجام کامل آن نیست بگمارید. شاید یک تکلیف نیازمند مهارتهای مختلفی باشد گاهی ممکن است فردی که کاری را به او میسپارید، دارای چندین مهارت ضروری باشد اما در عین حال یکی از مهارتهای لازم را نداشته باشد. در این صورت میتوانید بخشی از تکلیف را که به آن مهارت مربوط است از وی بگیرید و به فرد دیگری که شایستگی بیشتری در آن دارد بسپارید.
