اهمیت تصمیمگیری بهموقع درمدیریت یک سازمان
اهمیت تصمیمگیری بهموقع درمدیریت یک سازمان
با توجه به دههها پژوهش درباره فرآیند تصمیمگیری و اهمیت بنیادین آن برای حوزههای مدیریتی و کسب و کار، چرا هنوز بسیاری از تصمیمات کلیدی مدیریتی به شکست منتهی میشوند؟ پژوهشهای انجام شده، به دنبال روشن کردن جوابهای همین پرسش کلیدی است. نقش محوری فرآیند تصمیمگیری در مدیریت و عواملی که در هزاره جدید به آن شکل میدهند یا این فرآیند را به مخاطره میاندازند، هم در اینجا مورد بحث ما خواهد بود.
اگر مدیر یک شرکت هستید یا کار مدیریت در یک سازمان را در هر سطحی انجام میدهید، در این حوزهی جهانی که روز به روز پویاتر میشود، هر روز و هر لحظه و یا بهتر است بگوییم شبانه روز در حال انجام دادن این کار یعنی (( تصمیمگیری )) هستید و به خاطر انجام آن است که پول و دستمزد درشت میگیرید یا شاید هم نمیگیرید. در واقع این تصمیمگیری عمدتاً (( کارکرد اصلی )) مدیریت تلقی میشود و یک مدیریت را از غیر آن متمایز میکند، لااقل در محیطهای سازمانی سنتیتری که در آنها هنـوز این تفکیک مطرح است، مقصـود از (( کار اصلـی یک مدیـر، همان تصمیـمگیری تجـاری – سازمانـی )) است.
حوزه تصمیمگیری آنقدر مهم است که به علمی نوین تبدیل شده است
در واقع تصمیمگیری آن قدر برای تلاش انسانی مهم است، که یک رشتهی علمی تمام و کمال، اختصاص به مطالعه و ارتقای فرآیندهای تصمیمگیری دارد. انبوه متفکران، دوره گردها و جادوگران حوزه مدیریت کم و بیش از میوههای آن و دیگر حوزههای پژوهشی مرتبط، خوشه چینی کردهاند و آن را با مقادیر معتنابهی از خِرَدِ عملی، تردید گرایی، تردستی، موسیقی و جادو در آمیختهاند و این گونه است که تصمیمگیری را به گسترهی ناهمگونی از نظریهها، مدلها، فرآیندها، ابزارها، تکنیکها و رویکردهای تصمیمگیری که روز به روز دامنه دارتر و رام نشدنیتر میشوند تبدیل کردهاند.
به عنوان مثال اگر جست و جوی سریعی برای کلمه (( تصمیم گیری )) در سایتهای فروش کتاب داشته باشید به بیش از هزارها کتاب قطور میرسید که تعداد زیادی از آنها زیر مجموعهی تجارت و سرمایهگذاری طبقه بندی شدهاند و مابقی در حوزههای فنی و حرفهای، کتابهای غیر داستانی قرار گرفتهاند و این تعداد همچنان رو به افزایش است. این کتابها همه دامنهای متنوع دارند، از متون کلاسیک گرفته که به کند و کاو در خِرَد باستانی دربارهی موضوعات ظاهراً مرتبطی مانند « هنر مبارزه » اثر « سون تزوه » میپردازند و از آن کتاب حداقل ۲۹ نسخه و اثر مشتق شده، وجود دارد تا کتابهای درسی مقدماتی دربارهی سویههای مختلف فرآیند تصمیمگیری و تحلیل تا رسالههای جدیدی که حاوی موضوعات انتقادی مانند تجارت و محیط زیست هستند. به این حجم از کتاب ها میتوان حداقل نزدیک هزار مقاله دربارهتصمیمگیری تجاری را اضافه کرد که طبق جست وجویی که در سایت Proquest انجام دادیم از سال ۱۹۸۶ به بعد منتشر شدهاند و بیشتر آنها مربوط به بعد از سال ۱۹۹۹ هستند. این خود شاهدی بر این ادعاست که تصمیمگیری و حوزههای مرتبط با آن امروزه از مهمترین عاملها در مدیریت هستند.
عوامل شکست در تصمیمگیری مدیران
درست یا غلط طبق تحقیقات دانشجویان رشتههای مدیریت، میزان شکست تخمین زده شده برای تصمیمات مدیران ارشد به رقم عجیب ۵۰ درصد رسیده است. «پل نات»، پژوهشگر و استاد دانشگاه ایالتی اوهایو، 35 سال است که روند تصمیمگیری مدیریتی را مورد مطالعه قرار داده و دریافته است که مدیران غالباً به طور مستقیم به مرحله نتیجهگیری میرسند و تازه آن موقع است که سعی میکنند، راه حلی را که به آن رسیدهاند به هر شکل اجرایی کنند. همین سوگیری باعث میشود دامنهی تحقیقات خود را محدود کنند. گزینههای جایگزین کمی را مد نظر قرار دهند و توجه ناچیزی به افرادی که احتمالاً تحت تأثیر این تصمیم قرار میگیرند، داشته باشند. ضمن این که غالباً درک نمیکنند که همین دلایل باعث شکست تصمیمات میشوند (( نات )) چند دلیل عمده را برای شکست خوردن تصمیمات بر میشمرد که شامل موارد زیر است:
- وقتی فشارهای زمانی افزایش یابند. این امر خصلت کلیدی کسب و کار امروز و محصول جانبی جهانی شدن و نوآوریهای فناوری است. مدیران به دنبال راههای میانبر برای صرفهجویی در زمان میگردند و مثلاً به سرعت تلاش میکنند از بهترین اقدام مشابه انجام شده توسط شرکتها یا سازمانها با حوزه کاری مشابه سازمان یا شرکت خود تقلید کنند. متأسفانه این راههای صرفهجویی در « زمان » غالباً به پیچیدگیهای پر هزینه و غیر منتظره و به تبع آن شکست خوردن درتصمیمات منجر میشوند.
- مدیران عمدتاً به جای این که ملاک و معیار مناسبی برای رسیدن به راه حلهای مطلوب در اختیار زیر مجموعههای خود قرار دهند و سپس آنها را در ارائه گزینههای جایگزین خلاقانه آزاد بگذارند به رویکردهای معمول در حل مسئله اتکا میکنند، بدون این که متوجه باشند، این رویکردها تنها باعث گرفتن موضعی دفاعی و رواج رفتار مقصریابی در میان زیر مجموعهها خواهند شد.
- مدیران به این دلیل در استفاده از موفق ترین رویکردها در تعیین جهت یک فرآیند تصمیمگیری ناکام میمانند که مجذوب قدرت خود هستند و از هرگونه جاهطلبی و عدم قطعیت پرهیز دارند.
- گرچه مدیران معمولاً از وجود رویکردهای برتر و آزموده شده در تصمیمگیری مانند رویکرد مشارکتی اطلاع دارند، اما باز هم به رویکردهای ناکارآمدی مانند (( حکم صادر کردن )) متوسل میشوند. مثلاً در ۳۵۶ مورد تصمیمگیری که در مطالعات ذکر شده مورد بررسی قرار گرفتند از هر ۵ مورد تنها یک مورد همراه با رعایت موازین رویکرد مشارکتی بود. اما در عین حال ۷۳ درصد از تصمیمهایی که با استفاده از رویکرد مشارکتی گرفته به طور کامل اجرای شدند و 80 درصد این تصمیمات هنوز بعد دوسال پابرجا هستند.
- عامل دیگر و مبتلا به در شکست در فرآیند تصمیمگیری مدیران، عدم استفاده به موقع از اطلاعات و دادههاست. تصمیمگیری برمبنای تحقیق، اطلاعات آماری دقیق و دادههای بهروز ایدهآل است اما گاهی همین دادهها و اطلاعات زیاد برای یک مدیر باعث فلج شدن قدرت تصمیمگیری و به تعویق افتادن فرآیندهای تصمیمگیری میشود.
مدیریت درست یعنی تصمیمگیری بهموقع
اطلاعات و دادهها تا حدی ارزشمند هستند که کمکی برای فرآیند تصمیمگیری باشند نه این که خود سنگی بر سر راه تصمیمات بهموقع مدیران شوند. تصمیمگیری با تأخیر در حوزه مدیریت، آسیب بیشتری نسبت به تصمیمگیری بهموقع اما با اطلاعات کمتر دارد.
