نظارت بر نظام تأمین کالا و خدمات در مدیریت سازمان
نظارت بر نظام تأمین کالا و خدمات در مدیریت سازمان
انبار محلی است برای تجمیع یا ذخیره اقلام و کالاهایی که موجودی داخل آن برای رفع نیاز و یا تقاضاهای آینده مورد مصرف قرار میگیرد. در نتیجه انبار و انبارداری به خاطر اهمیتی که در حوزههای مختلف مانند غذا، دارو، البسه یا سایر کالاهای ضروری در بخشهای مختلف از واحدهای تولیدی، تجاری و خدماتی دارد به سازماندهی درست، متمرکز و با دقت توجه بسیار و همچنین نیروی کار با تجربه و دلسوز نیاز خواهد داشت.
انبارداری نوین در ایران حاصل سالها تجربهی نابسامانی
سیر متحول شدن انبار و انبارداری در کشور ایران از شهریور سال ۱۳۴۰ هجری شمسی، به دلیل نبودن روش اصولی که بتواند وظایف و مسئولیتهای انبار داران و امانت گیرندگان موجودی انبارها را در مقابل صاحبان آنها تعیین کند و هم چنین به دلیل عدم آشنایی خیل بسیار زیادی از صاحبان کالاها به قواعد جدید انبارداری مرسوم در کشورهای پیشرفته، وضع اکثر انبارهای تجارتی-بازرگانی ایران خوب نبود، صدها مؤسسه و هزاران فرد، در نقاط مختلف تهران و شهرستانها و نقاط مرزی و بنادر فقط با دایر کردن محوطههایی محصور، مسقف و یا حتی روباز سالهای متمادی بود که به انبارداری اشتغال داشتند و این امکان را به نام گاراژ، انبار کالا ،تیمچه ،قیصریه ،بارانداز ،سرای تجارتی و نامهایی مشابه آن مینامیدند. در این روش از انبارداری هیچ، قوانینی جز عرف محلی و جامعه بین صاحب اجناس و انباردار حاکم نبوده و اکثر اختلافهای شدید بین طرفین توافق ایجاد میشد. کارگران این انبارها اکثرا از یک واحد سرایداری و نگهبان، همچنین چند باربر که حتی سواد نوشتن و خواندن هم نداشتند و یا با حضور متصدی توزیع کالا و نظایر آن تشکیل میشد. حمل و نقل داخلی انبار بیشتر بر روی دوش انسان یا حیوانات بود در نتیجه استفاده از چرخهای دستی، گاری و امثال آن جزو ابزار پیشرفته به حساب میآمد. برای آمار موجودی کالاهای انبار و مقدار و تعدادکالاهای مختلف متعلق به افراد در بیشتر مواقع از یک دفترچه خشتی ویا دفتر بیجک که با مداد به صورت بسیار کثیف نوشته میشد استفاده میگردید.
در گذشته پخش کالا، محاسبه کردن تعداد، پلمپ کردن بستهها، عدلها، نظارت بر روی ورود و خروج کالاهای مبادله شده و چیدن آنها در محیط اطراف انبار و مابقی عملیاتی که در اداره انبارها به سبک قدیمی و غیر اصولی انجام میگرفت، موش و حشرات موذی در محل انبار و بنکداری معمولا موجب آسیب به کالا میگشت و هیچ اقدامی برای ضد عفونی و تهویه مناسب فضای بسته انبار انجام نمیشد. در نتیجه غالب انبارها بیمه نداشتند و حتی در صورت بروز آتشسوزی یا هر اتفاق طبیعی یا غیر طبیعی و عمدی دیگری، هیچ راهی برای جبران خسارات، به مالک محمولههای عمدهی کالا قابل اتخاذ نبود. پس از این دوره تاریک در تاریخ انبارداری مملکت، در ششم شهریور ماه سال ۱۳۴۰ طی مصوبهی هیأت وزیران، شرایط استاندارد تأسیس کردن انبارهای عمومی بررسی و تأیید گشت. نخستین شرکت سهامی انبارهای عمومی ایران در ۱۲ دی ماه همان سال تأسیس شد. در چند دهه اخیر، با هر چه بهتر شدن وضع ساختمانی در انبارهای کشور تا حد زیادی از وسایل نوین استفاده میشود. امروزه بیشتر نواقص انبارداری به مسائل مدیریتی و نظارتی در نظام انبارداری متوجه است.
نظارت و کنترل بر شیوههای انبارداری و توزیع کالا، وظیفه اصلی مدیران سازمانهاست
مدیریت در فرآیند انبارداری چیست؟ انبارداری به صورت کلی یک خدمت اقتصادی است، مدیریت انبارداری در حقیقت فرآیندی است که در طول آن، منابع مادی و انسانی به شکلی موثر به کارگرفته میشود و با برنامهریزی، سازماندهی و بسیج امکانات، منابع هدایت و کنترل میگردد، تا اهداف سازمانی با هزینههای کمتر قابل دست یافتن شوند.
برنامه ریزی + سازماندهی + کنترل و هدایت + نظارت = اهداف سازمانی
تأثیر انبارداری درست و اصولی در پیش بردن اهداف سازمانی
. رفع نیاز به موقع شرکت به محصولات
. جلوگیری از توقف و رکود پخش و توزیع به دلیل نبودن محصولات
. جلوگیری کردن از تجمع بیش از حد محصولات و کالاهای خریداری شده در انبار سازمان
. جلوگیری از سفارش مجدد کالاهای مورد مصرف
. تعیین کردن میزان موجودی هر محصول و صرفه جوئی در بودجه اختصاص داده شده برای خرید مجدد
. ارائه دیتای درست و به موقع به مدیر
. تسهیل فرآیند انبارگردانی
. تسهیل فرآیندهای امور مالی، مسائل بیمه و جلوگیری از مخاطرات احتمالی و تعیین شرایط و میزان جبران خسارت
. جلوگیری کردن از اتلاف موارد کالاهای ضایعاتی و مورد سرقت واقع شدن سرمایه در گردش
. سازماندهی زیر ساختها
. بهبود امکانات، تجهیزات و ماشینی کردن فرآیند جا به جایی کالاهای انبار شده
. نظارت بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز و تعداد نیروی استخدام شده
. آموزش مهارت و موضوع توسعه مهارت نیروی انسانی انبار
نظارت مدیران، عامل اصلی کاهش هدررفت مالی در فرآیند انبار داری
از نایابترین دارو، از گرانترین تجهیزات تا سادهترین ملزومات اداری، در سازمانهای مختلف ممکن است تهیه شود و تا زمانی که مورد استفاده قرار گیرد در انبارها نگهداری میگردد. چند نفر از مدیران یک سازمان بر انبارهای سازمانشان نظارت و اشراف دارند؟ چند نفر به فرآیند خرید و تهیه کالاها نظارت میکنند؟ چه تعداد از انبارهای سازمان دقیقا روی نقطهی سفارش کار میکنند؟ چند نفر از مدیران، باسوادترین افراد را در انبارها مشغول کار کردهاند؟ چند نفر ازما مدیران به قرنطینه قبل از انبار اعتقاد داریم؟ چندتامون اعتقاد داریم به انبار مجازی و اشتراک کالاها بین بخشهای مختلف سازمان؟ چندنفر از ما مدیران اعتقاد داریم به شبکه سازی انبارها؟ اگر مدیران نظارت نداشته باشند، سازمانها هزینههای زیادی را متقبل میشوند.
