مدیران باید بر کار اداره ها و زیر واحد های خود نظارت داشته باشند
مدیران باید بر کار اداره ها و زیر واحد های خود نظارت داشته باشند
مدیریت از طریق سرکشی مستقیم و نظارت است که به به انجام درست کارها و نتیجه بخش بودنشان ضمانت میدهد. یکی از شناخته شده ترین و پایدارترین تکنیکهای مدیریت، مدیریت به روش قدم زدن و نظارت مستقیم بر جزئیات کار زیر واحدها، ادارهها و افراد زیر مجموعهی جایگاه مدیریتی خود است. این اصطلاح، بیانگر یک رویکرد ساختار نیافتهی مشارکتی است که شامل مشارکت مستقیم مدیران در مسائل مربوط به زیردستان آنهاست و درست برخلاف سبک مدیریتی صلبی و فرمان از دور است، که پیشتر در میان نظریه پردازان محبوب بود. مدیران مقدار قابل توجهی از وقت خود را باید برای دیدارهای سرزده و غیر رسمی از حوزههای کاری، گوش کردن به کارمندان، جمع آوری دادههای کیفی، توجه به پیشنهادها و شکایات و کنترل نبض مسائل سازمانی صرف کنند و در غیر این صورت کمیت مدیریتشان لنگ میزند.
به طور مثال سازمانی که شما مدیر آن هستید با پیمانکاری برای انجام پروژه قرارداد میبندد. تغییر در مفاد قرارداد یعنی به هم ریختگی در نظم و اضباط مالی در انجام پروژه. شما به عنوان مدیر حتما مشاورهایی خواهید داشت که قبل انجام پروژه به نمایندگی شما برای بررسی پروژه، به صورت حضوری در محل پروژه حاضر شده اند، شرایط را بررسی کرده اند و متناسب شرایطی که اعلام کرده اند، اداره یا سازمان شما برندهایی را انتخاب کرده و متناسب با برندها، مناقصه برگزار کرده اید، قیمت گذاری انجام شده و بر اساس آن قیمت گذاری پرداختهایی انجام شده است. به هر دلیلی تغییر در مفاد قرارداد ناشی از عدم نظارت درست شما بر همه مراحل ذکر شده پروژه و بیان جملاتی نظیر (( چون من به این تشخیص رسیده ام فلان بند و مفاد قرار داد را تغییر دهیم )) تبعات منفی زیادی را ایجاد میکند. باید با حوزههای تخصصی مختلف سازمان و یا ادارههای خود هماهنگ شوید و این هماهنگی به معنی بردگی نیست، عباراتی نظیر (( هر چه مدیر کل گفت ))، ((هرچه که رئیس اداره فنی گفت )) اینها شاید مطلق درست نباشند و بر دیواری تکیه کرده باشید که پی و بنیاد درستی نداشته باشد.
یک مدیر وظیفه نظارت و بررسی دارد
مدیریت از طریق نظارت مستقیم به همه بخشها و زیر مجموعهها را جزئی از برنامه معمول خود کنید. بدون یک الگوی زمان بندی مشخص، برای دیدار با هر شخص، گروه یا مکان خاص از حوزه مدیریت و یا پروژهها، نظارت مستقیم را، در برنامهی خود بگنجانید.
با زمان بندیهای کوچک شروع کنید، مثلاً تایمهای ۱۵ دقیقهای برای دیدار با کارمندان، بازدید از کارگاه یا یک گپ و گفت غیر رسمی. فن کار این است که با افراد در طبیعیترین حالتشان دیدار کنید، بدون اینکه به آنها احساس کارآگاه بازی یا جاسوسی القا کنید.
از افراد بازخورد بخواهید از هر اداره یا کارمند در هر رتبهای که باشد
در مورد بهبود محصولات فرآیندها، فروش یا خدمات نظرخواهی کنید. اگر نظر کسی به یک نتیجه خوب منجر شد خبرش را به آن شخص یا به آن گروه برسانید. این اعتبار بخشی میتواند باعث ایجاد یک چرخه مثبت شود. چرخهای که در آن افراد بیشتری برای بهبود کار و تجارت دنبال فرصت میگردند.
به سؤالات پاسخ دهید. مدیریت از طریق نظارت مستقیم به همه نقاط سازمان، یک مسیر دو طرفه است بنابراین منتظر سؤالات باشید و اگر نمیتوانید همان جا در موقعیت به سؤالی پاسخ دهید، مطمئن شوید که بعداً با یک جواب برای آن سؤال بر میگردید.
هدف اصلی از نظارت در جریان امور قرار گرفتن است نه انتقاد
انتقاد نکنید، هدف اصلی شما در درجه اول این است که خودتان ببینید اوضاع از چه قرار است و به کمک افرادی که برای شما کار میکنند، یک گزارش دست اول تهیه کنید. هیچ چیزی مثل انتقاد از کارمندی که کارش را درست انجام نمیدهد، در آن موقعیت اهداف شما را خراب نمیکند. در مورد آن اشتباه یادداشت بردارید و اگر آن اشتباه سلامت یا امنیت کسی را در آن لحظه به خطر نمیاندازد. بعدتر آن را در یک جلسه رسمی، مثلاً در جلسه ارزیابی عملکرد مطرح کنید، اگر مدیریت از طریق سرکشی و نظارت مستقیم به همه نقاط، در این مکالمات یا جلسات رسمی محو و کمرنگ شود، مزایای آن اگر کاملاً حذف نشوند، به طور چشمگیری کاهش پیدا میکنند.
به عنوان مدیر گاهی غیر رسمی باشید
سازمانهای مؤثر فقط به کار نمیپردازند. برای برقراری ارتباط با کارمندانتان شما باید درباره زندگی آنها خارج از محیط کار اطلاعات داشته باشید، در مورد ورزشهایی کـه کار میکنند، برنامههای تلویزیونی که نگاه میکنند، اسم بچههایشان و اینکه معمولاً برای تعطیلات کجا میروند. هر چقدر بیشتر بتوانید سطح بالاتری از ارتباط را با افرادی که برایتان کار می کنند برقرار کنید، آنها نیز در مورد مسائل و فرصتهایی که در سطح زیرین سازمان شما وجود دارد راحتتر با شما صحبت میکنند.
قدردان زحمات کارمندان و ادارات زیر مجموعه خود باشید
قدردانی کنید، همان طور که دوری از انتقاد مستقیم مهم است (چون کاری است که موجب پایان ارتباط مؤثر میشود )، به همان اندازه مهم است که اگر مورد خوب یا جالبی پیش آمد، همان جا از آن قدردانی کنید. این کار راههای ارتباطی را بیشتر باز میکند و بقیه افراد را به ورود به این چرخه تشویق میکند.
ارتباطات مؤثر بین مدیر و کارمندان کار گشا است
ارتباط برقرار کنید، این دیدارهای شما فرصتهایی هستند که در آن ها میتوانید ، اهداف چشم اندازها، فلسفه، ارزشها و دید کلی شرکت را با افراد در میان بگذارید. این کار به افراد کمک میکند که وظایف خود را بهتر انجام دهند.
