حلقه مفقودی مدیریت مالی، نظارت و نظارت است
حلقه مفقودی مدیریت مالی، نظارت و نظارت است
اگر بخواهید مدیریت در همه حوزهها را تعریف کنیم، با مقداری سواد مدیریت و مقداری تجربه، مدیریت به ده واحد تقسیم میشود که یک واحد آن را میگذاریم مدیریت، با همهی ابعاد و اجزاش مثل سازماندهی، فرماندهی، سلسله مراتب، نقش آفرینی، برنامهریزی و مابقی را باید اختصاص داد به 9 واحد نظارت.
الگویی برای دیگران باشید
وقتی در جایگاه مدیریت و رهبری یک سازمان هستید، همه به گفتار و عملکردتان دقت میکنند. رفتار شما الگویی برای رفتار دیگر اعضای تیم و نیز افراد سازمانتان خواهد بود. شما الگویی برای دیگران هستید و دیگران از این الگو پیروی خواهند کرد. این امر نشان دهنده نقش مهم اخلاق و انسانیت در شیوههای مدیریتی شماست. مارشال گلد اسمیت یکی از مربیان معروف در زمینه آموزش مدیریت در مطالعهای نشان داد که حتی یک ویژگی رفتاری در وجود یک رهبر می تواند تاثیر عمیقی بر رفتار گروهی گسترده از افراد داشته باشد. بیایید با هم به بررسی برخی از ویژگیهایی که مردم در رهبر خود میبینند و رفتار خود را بر آن اساس جهت دهی میکنند بپردازیم.
نظارت بر بودجهها
بودجه پیمانی است میان مدیران. در برخی موارد به اصطلاح شکارچی دیروز و شکاربان امروز خواهید بود به عنوان مدیرمیانی یک سازمان، درگیر انجام بازیهای معمول بودجه میشوید؛ اما در مقام یک مدیر ارشد باید این مسئولیت را به دیگر مدیران بسپارید؛ اکنون آنان هستند که این بازی را در مقابل دیدگان شما انجام خواهند داد. خبر خوش این است که بسیاری از قواعد بازی را خواهید شناخت و خبر بد اینکه: اگر آنها کارشان را به درستی انجام دهند بسیار محکم از عملکردشان دفاع خواهند کرد. زمانی که بودجههای تفویض شده را نظارت میکنید، اصول پایهای را به یاد داشته باشید از جمله:
بر قله بودجه بایستید
هرگز بهانهای را که گزارشها باید با تأخیر ارسال شوند نپذیرید، این موضوع همواره نشان میدهد که جایی از کار اشتباه است.
بر مراحل بودجه را نظارت کنید
هدف را برپایهی 52/48 بگذارید، بیش از ۴۸ درصد هزینه نکنید و دست کم ۵۲ درصد از اهداف را به دست آورید. به طور شفاف این روند را با اوضاع رونق یا حتی رکود قابل پیش بینی بازار تطبیق دهید.
به آن سوی اعداد رسمی بودجه نگاه بیندازید
باید آن قدر از حوزهی کاریتان شناخت کافی داشته باشید که به راحتی بتوانید دریابید آیا هزینه و درآمدهای فوق انتظار، واقع خواهند شد یا خیر. لازم است در پی ساختن دیوار دفاعی محکمی باشید؛ آیا گروه اندوختهای از قبال صرفه جوییها و درآمدهای برای روز مبادا کنار گذاشته است؟ فقط زمانی که به آن سوی اعداد رسمی بودجه نظر بندازید، میتوانید با اطمینان روند کار را در ادامه سال پیش بینی کنید.
در جست وجوی LEO باشید
این واژه عبارت است از آخرین نتیجه مورد انتظار برای سال جاری. این به مثابۀ سیستم اعلام خطر آنی برای شما تلقی میشود. اطمینان حاصل کنید، گروهتان پیش بینی دقیقی از آینده داشته باشد؛ طوری که قادر باشید صحیح ترین اقدام را در اولین فرصت ممکن صورت دهید. هرچه فرایند کارها جلوتر برود، اصلاحات دشوارتر میشود.
بودجه؛ تعهد است!
بودجه پیمانی است، میان مدیران. یعنی اینکه (( من متعهد میشوم متعاقب بودجه تخصیصی، نتایج مورد انتظار را حاصل کنم. )) گروهتان را بر آنچه موافقت کردهاند، مصمم نگه دارید آنان با ارزیابی خودشان در برابر بودجههای اصلاح شده تجدید نظر شده و امثالهم، سعی در تغییر قوانین خواهند داشت؛ آنها را به حال خود وا مگذارید.
صرفهجویی در هزینه ها را در دست خود بگیرید
از کارکنان به سبب صرفه جویی در هزینهها تشکر کنید. اما نگذارید آنان به طور خودسر و مستقل اندوختهها را خرج کنند. فقط بخشی از پس اندازها را در اختیارشان بگذارید، تا همواره انگیزه لازم برای صرفهجویی بیشتر داشته باشند باید میان پس اندازهای صورت گرفته توسط یک گروه و ضرر و زیانها و پسرویهای ایجاد شده در زمینههای دیگر توازن برقرار کنید. این را هم در نظر بگیرید که وقتی صحبت از صرفهجویی میشود از رفاهیات کارمندان خود کم نکنید، صرفهجویی به رزق و روزی و حقوق نیروها تعلق ندارد. روزی و حقوق یک کارمند برای خودش نیست برای ادارهی یک خانواده است برای رشد و بالندگی فرزندان است، با روزی کارکنانتان ور نروید.
نقدینگی با حسابهای سپرده تفاوت دارد
بیشتر تمرکزتان بر حسابهای تعهدی باشد، زیرا این حسابها تجلی تعهدات شما هستند و به شما ایده پیشبرد کارها را میدهند. اما نقدینگی تنها رفت و آمدهای پولی و وجوهی است که هنوز مصرف نشده است. همه اعضای گروه لزوماً این تفاوتها را نمیدانند.
با کنترل کنندههای مالی و حسابداران رابطهای دوستانهای داشته باشید
کنندههای مالی و حسابداران چشم و گوش شما هستند و بهترین آنها، به محض بروز هرگونه مشکل، شمارا مطلع میسازند.
