حضور میدانی، راهکار کشف اشکالات سیستم
حضور میدانی، راهکار کشف اشکالات سیستم
ذهن انسان معمولا در کارهای روزمره میل به کمبینایی دارد، میل به ندیدن دارد، میل به کمشنیدن دارد. این یک اصل است که ذهن انسان پدیدههای مستمر و تکرار شونده را نادیده میگیرد تا آستانهی تحمل فردی بالاتر رود. این موضوع در عرصه مدیریت میتواند موجب غفلت از موارد مهم کاری شود.چشمهای مدیران اغلب عادت میکند به ندیدن مشکلات بزرگ در سیستم. نگذارید میل به نادیده گرفتن در ذهنتان تقویت شود. راهکار این مهم فقط و فقط حضور و نظارت میدانی، برگزاری جلسات و بودن در بطن اتفاقات سیستمی است که شما مدیر آن هستید. دیدن دیتاها روی شاخص، نمودار و گزارشهای کاری خیلی وقتها بیفایده است اگر شما به صورت میدانی آن را لمس نکنید. گزارشها شاید 99 درصد درست باشند ولی همیشه یک درصد احتمال خطا دهید تا مجبور شوید به بررسی مجدد و نظارت از نزدیک روی موضوع گزارشی که برای شما ارسال شده است.
اصلیترین فلسفهی نظارت در سازمانها
هدف و اصلیترین فلسفهي وجودي نظارت و كنترل در یک سیستم یا سازمان، شاید همان اصلاح و بهبود فرآیندها است و اگر اين ويژگـي، در نظام كنترلي یک سازمان موجود نباشد، سيستم مدت زیادی تاب نخواهد آورد. فرآيند فـوق بـه صورت يك وظيفهی الزامی در مجموعهي سازمان یا شرکت بزرگ جلوهگر خواهد شـد. نهادهـای که براي اهداف نظارتی بايد تلاش كننـد، پـس از شناسـايي دقيـق مـشكلات و موانـع، آنهـا را ريشهيابي كرده و راهکارهای اصلاح و بهبود را ارائه مینمايند. شايد، مـسئلهی مهمی که لزوم كنترل و نظارت را ضروري ميسازد، این است كه پيشبيني و برنامهها برای دستیابی به اهداف عملياتي در سازمان همواره با درصدي از خطا توام ميشود، در نتیجه براي رفع اين خطاها و اصلاح هر فرآیند عملیاتی، كنترل تنها راه چاره است. همچنين مسیر كنترل و نظارت در مديريت، مسیری است براي بالاتر بردن انگیزهی افراد در فعاليتهاي سازماني كه به تحقق اهداف سازمانی منتهی مـيگـردد. كنتـرل و نظارت درست در مديريت یک مجموعهی بزرگ، در واقع ابزاري است در دست مديراني كه اين كنترل را اول بر خـود و سپس بـين خود و زير دستانشان اعمال ميكنند.
مراحل فرآيندهای كنترل و نظارت کلاسیک
به صورت كلي، عملیات كنترل از چهار بخش تشكيل ميگردد که باید مدیران به آن اشراف داشته باشند :
. تعيين معيارها يا استانداردها
. سنجش و ارزیابی
. تشخيص انحراف و عوامل آن
. انجام عملیات اصلاحي
هدفهايي كه در فرآيند برنامهريزي تعيين ميگردند باید هم كاملاً مشخص و واضح باشند و هم درست و دقیق بیان شوند تا بتوان آنها را در بازهی زمانی مقرر ارزیابی كرد. چرا که اهدافی كه روشن و واضح نباشـند و بـا عبارتهـایي که مـبهم و کلیشهای بيان شوند، به چيزي جز یک شعار تو خالي تبدیل نخواهند شد، چرا که آنقدر گنگ خواهدند بود که نمیتوان راهبردهای عملیاتی از آن هدف استخراج کرد. به طور مثال بهبود شرایط کاری کارکنان شاید به عنوان یک هدف بیان شود ولی مشخص نیست دغدغه اصلی این هدف بیان شده چیست. راهکار این است که مـدير مقصود اصلی خود از واژهی بهبود را با دقت بيان و مشخص کند و در نظر بگیرد برای رسيدن به این هدف چه بايد بكنند.
همانند ساير جنبههاي كنترل و نظارت، ارزیابی و سنجش نیز يك مسیر مـستمر، همیشگی و تكـرار شونده اسـت كـه تكرار ارزیابی به نوع فعاليت مورد نظـر بـستگي دارد.
تشخيص انحراف از طريق تطبيق دادن عملكرد با استانداردهای تعیین شده، در فرآينـد كنتـرل دشوار نیست. اينك زمان آن است که نتايج حاصل شده را بـا اهداف مد نظر يا استانداردهايی که از قبل تعيين شده مقايسه كنید. چنانچه عملكـرد با استاندارد مطابقت کند، مديران این گونه ميانديشند كـه همـه چيـز تحـت كنتـرلشان است. در اين صورت در فعالیتهایی که گزارش شده دیگر دخالتی نمیکنند. اما این تفکر اگر به غفلت و نادیده گرفتنی که در ابتدا مطرح کردیم، منجر شود به مسیری اشتباه ختم میشود.
اگر گزارش عملكرد یک واحد یا نیروی کار، كمتر از استانداردهای تعيين شدهی قبلی باشد و اگر تجزيه و تحليل کردن امور نشان بدهـد كه بايد دست به اقداماتي اساسی برای اصلاح یک فرآیند اشتباه زد، باید اقدام به عملیات اصلاحی کرد. امكان دارد این اقدامات، مستلزم تغييـر در یک يـا چنـد فعاليـت از سـازمان شما شود يـا شركت مجبور شود كه در استاندارد از پيش تعيـين شـده تجديـد نظـر بنمايـد.
